測繪檔案庫房管理現(xiàn)狀及問題（一）

  2011年，《國家基本專業(yè)檔案目錄（第一批）》出臺，將測繪檔案納入國家基本專業(yè)檔案目錄。測繪檔案作為專業(yè)檔案的一種，既具有與其他專業(yè)檔案一樣的共性，也有其特殊性。在對實體的存放和保管上，一般按載體類型對不同種類測繪檔案采用單獨庫房或分區(qū)域存放，包括測繪科技檔案庫房、測繪紙質(zhì)成果庫房和磁介質(zhì)庫房。每個庫房在地面上鋪設(shè)軌道，在軌道上安放可以手柄搖動的密集架，密集架則一般由若干行若干列形成多個單元格，每個單元格上可放置一到多個檔案盒、紙質(zhì)地形圖或磁介質(zhì)。其中，測繪科技檔案密集架上檔案盒案卷（檔案盒）的形式存放在相應(yīng)柜架上，每個檔案盒大小不一，該類檔案可提供借閱。測繪紙質(zhì)成果以分幅紙質(zhì)地形圖的形式存放在相應(yīng)柜架單元格上，幅面長 寬一般為80×60（cm），一個單元格可存放相同圖幅編號的多張圖紙，該類成果為永久提供。磁介質(zhì)庫房存放的光盤、磁盤和硬盤，僅用于測繪檔案數(shù)據(jù)備份，不對外提供利用。

  目前，測繪檔案庫房主要采用傳統(tǒng)的手工方法進行管理，包括對檔案的上下架、定位等，以及根據(jù)檔案庫房的“十防”要求，對庫房進行定期巡查、溫濕度檢查、盤查等工作。多數(shù)測繪檔案管理部門已對測繪檔案進行了規(guī)范化整理，并建成了具有接收整理、組卷歸檔、提供利用等功能 的檔案管理系統(tǒng)。但是在檔案庫房的信息化、智能化建設(shè)檔案密集架方面尚屬空白，很多檔案組卷完成進入庫房之后，系統(tǒng)沒有記錄其所處的柜架和單元格位置，通過現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)只能知道它是否存在、是什么類別、編號多少等描述信息，至于它具體存放在哪里、有幾份、實物是否完好等一系列信息都未能得知。概括起來，主要存在以下幾方面問題，